Hujjatlar va qog'ozlarni saqlash uchun qutilar

2024 Muallif: Sierra Becker | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2024-02-26 07:10

Hujjatlardagi tartib optimal va tez ish natijalari uchun muhimdir. Bu sizga kerakli qog'ozlarni tezda topishga, shuningdek ularni tashqi omillar ta'siridan himoya qilishga imkon beradi. Hujjatlarni tizimlashtirish va xavfsizligini ta'minlash uchun ularni qanday qilib to'g'ri arxivlashni va buning uchun qanday vositalar kerakligini bilishingiz kerak.

Hujjatni arxivlash

Inson hayotining har qanday sohasi tug'ilganidan to oxirgi kunigacha qog'ozbozlik bilan birga keladi. Ularning ahamiyati, qiymati, saqlash muddati har xil bo'lishi mumkin. Ammo ularning ko'pchiligi ma'lum vaqt davomida to'g'ri holatda saqlanishi kerakligi haqiqatdir. Qog'ozlarni uzoq vaqt saqlashni ta'minlash uchun hujjatlarni saqlash uchun qutilardan foydalaning. Bugungi kunda ularni bepul sotib olish yoki qo'lda yasash mumkin.

Qogʻozni saqlashning ahamiyati

Har doim asl va nusxalarni saqlash kerak.

• Kichik, oʻrta vayirik korxonalarda, davlat idoralarida arxivlash qonuniy talab hisoblanadi.
• Ofisda, ayniqsa HR, buxg alteriya, savdo kompaniyalarida bu sizga ish jarayonini optimallashtirish, ish joyini tushirish va yangi va mavjud xodimlar uchun funktsiyalarning uzluksizligini ta'minlash imkonini beradi.
• Uyda bu tartib va kerakli hujjatlarni oʻz vaqtida, shu jumladan favqulodda vaziyatlarda topish imkoniyatini taʼminlaydi.

Arxivlash aksessuarlar

Hujjatlarni saqlash qutilari odatda qog'ozni tejash uchun ishlatiladi. Bugungi kunda ular uchun blankalar bepul sotuvga qo'yilgan. Qoida tariqasida, ular A4 qog'ozlari uchun taqdim etiladi. Ammo boshqa o'lchamlar ham bor. Ba'zi ishlab chiqaruvchilar iste'molchilarga bir nechta qog'oz qutilari saqlanishi mumkin bo'lgan maxsus qog'oz qutilarini taklif qilishadi. Ular yig'ilmagan holda sotiladi va oddiy ko'rsatma har qanday xaridorga ularni yig'ishni osonlashtiradi. Bunday qutilardan foydalanish keraksiz ish qog'ozlaridan xalos bo'lishga imkon beradi va agar kerak bo'lsa, tezda kerakli hujjatni toping. To'g'ri tanlangan quti formati sizga bo'sh joy masalasini optimal tarzda hal qilish va qimmatli materiallarni uzoq vaqt saqlash imkonini beradi. Asl nusxalar va nusxalarning aniq tuzilishi ba'zan xodimlarning vazifalarini bajarish tezligini oshiradi.

Ofisdagi hujjatlar saqlanmoqda

Karton qutilar qog'ozlarni ish joyidagi elementlardan himoya qilish uchun eng yaxshi tanlovdir.hujjatlarni saqlash. Ulardan foydalanish uchun materiallarni mavzular bo'yicha guruhlarga bo'lish va ularni ommaviy yoki alohida fayllarga yoki papkalarga, papkalarga yoki ularning boshqa turlariga yig'ish kerak. Va keyin kerakli o'lchamlarga muvofiq qutilarni oling. Ular arzon, shuning uchun siz kerakli miqdorni sotib olishingiz mumkin. Qutilar kenglik, chidamlilik va ekologik tozaligi bilan ajralib turadi. Qo'l tirqishlari uni olish va olib yurishni osonlashtiradi, qopqoq esa (menteşeli yoki olinadigan) changdan saqlaydi. Kartonning tashqarisida siz hujjatlar turini imzolashingiz mumkin. Qoidaga ko'ra, ofis saqlash qutilari bosilgan grafik ko'rsatmalar bilan yig'ilmagan holda sotiladi, shuning uchun ularni osongina yig'ish va qismlarga ajratish va kerak bo'lganda tanho joyda yashirish mumkin.

Uzoq muddatli tejash uchun hujjatlarni yetkazib berish

Jiddiy tadbirkorlik bilan shugʻullanuvchi bironta ham davlat organi yoki xususiy korxona hujjatlarni arxivlashtirmasdan ishlamaydi. Ma'muriy, soliq, kadrlar, buxg alteriya hisobi va boshqa hujjatlarni 578-sonli ro'yxat bilan tartibga solinadigan boshqa saqlash muddati mavjud. Bunday holda, barcha qog'ozlar saralanadi, qutilarga solinadi va ushbu maqsadlar uchun ajratilgan binolarga topshiriladi. Bu holda qutilarga maxsus talablar qo'yiladi: ular bardoshli kartondan yasalgan bo'lishi kerak (ideal holda, agar ular GOST talablariga javob bersa, unda ular ham borbelgilangan kafolat muddatiga o'xshash). Bunday holda, hujjatlar va karton qutilarni saqlash uchun arxiv qutilaridan foydalanish yaxshiroqdir. Ikkinchisi qog'ozlar uchun bir nechta idishlar uchun idishdir. Ular uzoq muddatli saqlash uchun moʻljallangan boʻlib, ular qatorlarga ega.

Qulaylik uchun siz materiallarni vertikal va gorizontal saqlash uchun qutilarni ham olishingiz mumkin. Shuni ham hisobga olish kerakki, buyurtmachi tomonidan berilgan o'lchamlarga muvofiq qog'ozlar uchun idishlar tayyorlashga tayyor bo'lgan xususiy korxonalar mavjud.

Uy arxivi

Har bir katta yoshli kishi muhim hujjatlarni uyining devorlari ichida saqlashdan tashvishlanishi kerak. Axir, siz ko'pincha shaxsingizni, ma'lumotingizni, mulkka egaligingizni va hokazolarni tasdiqlovchi hujjatlarni taqdim etishingiz kerak bo'ladi. Keraksiz moliyaviy xarajatlarning oldini olish va o'z huquqlaringizni amalga oshirish uchun siz maishiy texnika uchun kafolat talonlari, ular uchun qo'llanmalarni saqlashingiz kerak. operatsiya, xarid kvitansiyalari. Hujjatlar favqulodda vaziyatlarda zudlik bilan kerak bo'lishi mumkin: to'satdan ketish, yong'in, tabiiy ofat, aholini evakuatsiya qilishda…

Qimmatli qog'ozlarning asl nusxalari va nusxalari bir joyda, begona ko'zlardan yashirin, tartiblangan va tashqi omillardan himoyalangan bo'lishi kerak. Buning uchun uyda hujjatlarni saqlash uchun quti tayyorlansa yaxshi bo'ladi. Uni sotib olish mumkin, do'konda karton blankasini arzon narxda sotib olish yoki har qanday keraksiz qutini moslashtirish mumkin. Agar arxivlanmagan bo'lsaasl nusxalar, ularning mashaqqatli izlanishi ta'minlanadi va yo'qolgan taqdirda qayta tiklash ko'p vaqt, moliyaviy va eng muhimi asablarni talab qiladi.

Uy qadriyatlarini tashkil qilish

Qogʻoz va hujjatlarni saqlash uchun qutilar sotib olish yoki ularni oʻzingiz yasash uchun siz barcha materiallarni qismlarga ajratib, guruhlarga ajratishingiz kerak, masalan:

• shaxsiy hujjatlar;
• egalik koʻrsatilgan qogʻozlar;
• kredit shartnomalari, tranzaksiyalar boʻyicha toʻlovlar;
• oila a'zolarining sog'lig'i holati, o'tgan tekshiruvlar, shifokorlarning fikrlari haqidagi ma'lumotlar;
• tovarlar, kafolat kartalari va boshqalar uchun toʻlovni tasdiqlovchi materiallar.

Qimmatli qog'ozlarning amal qilish muddatini hisobga olish kerak, chunki ularning ba'zilari tahlil vaqtida ahamiyatli bo'lmasligi mumkin.

Materiallarni taqsimlash boʻyicha maslahatlar

Asl nusxalar va nusxalar hajmi jihatidan farq qilishi mumkin, shuning uchun hujjatlar qutilarini ham moslashtirish mumkin. Bunday holda, asl nusxalarni saralash mumkin:

• muhimlik tartibida;
• hajmi boʻyicha;
• muvofiqlik davriga ko'ra;
• turi boʻyicha (ish, uy…);
• tadbirlarda.

Bunday tizimlashtirish kerakli hujjatlarni qidirish vaqtini tejaydi va ularni bolalar, begonalar va tashqi omillardan himoya qiladi.

DIY saqlash qutilari

Oila va ofis materiallari oʻrtasidagi asosiy farq ularning hajmi: ish joyidaBu odatda A4, uyda esa qog'oz juda boshqacha. Shuning uchun siz o'z qo'llaringiz bilan hujjatlarni saqlash uchun qutilar yasashingiz mumkin. Bir nechta variant bor:

1. Blankani supermarketning istalgan maishiy boʻlimida xarid qilishingiz va koʻrsatmalarga rioya qilib, uni yigʻishingiz mumkin.
2. Agar sizga kichik o'lchamdagi quti kerak bo'lsa, unda siz chizmalarni olishingiz, yuklab olishingiz, kartonga o'tkazishingiz va yopishtirishingiz kerak. Belgilangan o'lchamlar foydalanuvchiga mos kelmasa, siz chizmani qog'ozga o'tkazishingiz mumkin, shu bilan birga ishlov beriladigan qismning o'lchamlarini bir necha marta qisqartirishingiz mumkin.
3. Eng oson variant - keraksiz qutini olib, asl nusxalar uchun saqlashga qoʻyish.
4. Oʻz chizmangiz boʻyicha yasang. Masalan, shaxsiy hujjatlar (pasportlar, tug'ilganlik haqidagi guvohnomalar, huquqlar, ta'lim diplomlari) uchun quti yasash uchun siz 2 varaq qog'oz (karton) olishingiz kerak, har biridan kerakli o'lchamdagi kvadratni kesib olishingiz kerak, biriga qo'shimcha 1,5 sm qo'shing (qopqoq uchun). Keyin har bir varaqni yarmiga va turli diagonallar bo'ylab katlayın. Hammasi bo'lib 3 qator bo'lishi kerak. Keyinchalik, burchaklar markazga egilishi kerak, so'ngra har bir tomoni varaqning o'rtasidan o'tishi uchun buklanishi kerak. Yakuniy qadam qog'oz qutini mavjud chiziqlar bo'ylab yig'ish va yon tomonlarini yopishtirishdir.

Shu bilan birga, har qanday bunday quti rangli qog'oz, elim, qaychi yordamida interyer rangiga mos ravishda bezatilgan bo'lishi mumkin. Toʻldirilgan “gʻozlar” toʻgʻridan-toʻgʻri quyosh nuri, namlik va bolalar tushmaydigan joyda saqlanishi kerak.

Hujjatlar inson hayotining hamrohlari. Hujjatlarni arxivda saqlash uchun qutilar yordamida ularning xavfsizligini ta'minlashingiz mumkin va agar moliyaviy ahvol bunga imkon bermasa, ularni doğaçlama materiallardan foydalanib o'zingiz qurishingiz mumkin. Va keyin ishda va uyda tinch muhit ta'minlanadi.